Retour sur l'utilisation d'un bullet journal de prof-doc

L’an dernier, j’avais déjà évoqué par ici l’utilisation du bullet journal dans le cadre de mon activité pro. J’avais essayé de tenir un classeur mais je suis vite revenue à l’utilisation d’un carnet, identique à mon perso, à savoir un carnet au format A5 l’an passé.

J’ai réitéré cette année, avec à nouveau un carnet au format A4.

Je vous propose donc aujourd’hui, à la fois un petit bilan et un billet un peu plus exhaustif sur la méthode et son intérêt pour les professeurs documentalistes.

  • Le bullet journal c’est quoi?

Un bullet journal ou bujo est donc un système d’organisation analogique et de gestion des tâches. Entièrement personnalisable, chacun l’adapte à ses besoins et/ou envies. Inventé par Ryder Caroll, ce système d’organisation 100 % DIY permettrait donc:

  • d’améliorer sa productivité
  • D’éviter la procrastination
  • D’être plus organisé

Un bullet journal est traditionnellement composé de plusieurs modules récurrents: l’index, le planning du futur (future log), le mensuel (monthly log) et le quotidien (daily log). L’index est en réalité un sommaire, qui se situe au début du Bujo et qui permet de savoir précisément le contenu de son carnet. On le rempli au fur et à mesure de la constitution de son bullet journal et on n’y note généralement que les éléments que l’on veut pouvoir retrouver facilement. Les plannings (log) permettent la planification à plus ou moins long terme (sur du long terme, à l’échelle du mois ou au quotidien). Même si le planning hebdomadaire (weekly log) n’est pas un module « officiel » il est régulièrement employé. Dans ces modules, on utilise différents puces et / ou signes (keys) pour préciser le contenu des tâches (rendez-vous, tâches, urgences etc…). On peut également ajouter des « collections » (regroupement d’infos relatives à une thématique, par exemple: livres à lire, films à voir etc…) et des tracker (outil de suivi de la réalisation de tâches quotidiennes ou autres, de progrès etc…). Lorsqu’une semaine, mois s’achève, on fait le point sur les tâches listées au début de celui-ci et on les reporte ou on les fait migrer au besoin.

  • Quel intérêt pour les profs docs?

Il existe de nombreux agendas spécialement conçus pour les enseignants mais à ma connaissance aucun de spécifique pour les professeurs documentaliste. On peut très bien s’emparer d’un agenda « enseignant » mais je les trouve peu adaptés à nos spécificités . On peut également se contenter d’un agenda classique mais idem, personnellement je me suis vite retrouvée envahie de post-its et autres papiers libres trainant un peu de ci de là (prise de notes lors des réunions / formations, info glanées auprès des collègues entre deux couloirs et qu’on note à la va vite sur un papier volant, égaré presque aussitôt…. Généralement la place disponible dans les agendas « tout fait » reste assez minime, et on peut vite se trouver à cours de place.

Il me semble qu’un bullet journal permet d’adapter son outil d’organisation à son contexte et à sa pratique professionnelle, de centraliser au même endroit une grande partie des informations et / ou documents pour une année scolaire, et ainsi d’être mieux organisé, plus efficace.

Bien entendu, l’utilisation d’un bullet journal n’a aucun caractère obligatoire, et son utilisation dans le cadre de notre métier doit répondre à un besoin émanant du professeur documentaliste qui souhaite s’en emparer. Si votre organisation actuelle vous satisfait, nullement besoin d’en changer. Ce système étant très personnel, et très dépendant de votre contexte d’exercice, les exemples qui illustreront ce billet ne seront justement que des exemples et rien de plus.

Même si le principe repose sur la simplicité, on voit fleurir des exemples relevant d’un niveau de créativité assez élevé. Ce n’est absolument pas un pré-requis, mais la tenue d’un bullet journal engage forcément son propriétaire à une assiduité. En effet, dans sa conception originelle, les pages de planification se créent au fur et à mesure, jamais en avance (hormis le future log et le monthly log en début de mois). Vous verrez assez vite que je déroge légèrement au concept avec mon propre bujo pro :). De mon côté, cette assiduité est pour moi un garde-fou. Elle m’oblige à faire le point régulièrement sur mes tâches, sur l’avancée des projets en cours, et ainsi à être plus efficace et à ne pas laisser passer un rendez-vous important ou autre. .

  • Le matériel

Fondamentalement, il ne vous suffit que d’un cahier et d’un stylo pour réaliser un bullet journal. De nombreux carnets, à des formats divers et variés, avec carreaux, lignés ou pointillés, avec des pages au grammage différents s’ouvriront à vous dans le choix des possibles. Certaines marques de papeterie développent des gammes spécifiques, mais un cahier tout simple peut tout à faire office de matériel de base.

A vous donc de choisir le format qui vous convient le mieux. Votre carnet doit-il pouvoir rentrer dans votre sac à main ou votre petit sac à dos? Prenez-vous les transports en commun et à ce titre limitez vous le poids de vos affaires? Dans ce cas, optez pour un carnet au format A5, à couverture plutôt souple et légère. La place que prend votre carnet vous importe peu? Vous aimez avoir de la place, pouvoir y coller des documents imprimés? Le format A4 sera peut-être plus approprié. Ces carnets représentant tout de même un coût (en moyenne une vingtaine d’euros), il vaut peut-être le coup de tenter différents formats sur des cahiers entrée de gamme et peu onéreux (voir en récup) avant de se décider pour le format réellement approprié à son organisation propre. Soyez également vigilent au nombre de pages du dit carnet. Trop peu et vous serez bon pour investir dans un deuxième cahier en cours d’année (ce qui peut être un choix pertinent en fonction de chacun) et trop de pages et vous aurez l’impression d’avoir eu les yeux plus gros que le ventre en fin d’année.

Ici, j’ai utilisé successivement plusieurs types de cahiers / carnets: un cahier A4 à petits carreaux et à couverture rigide trouvé dans les méandres des placards du CDI, puis un beau carnet Moleskine à petits carreaux, au format A4 que j’ai beaucoup aimé. Comme je le disais dans mon précédent billet sur le sujet, je n’ai pas retrouvé ce carnet à un prix décent l’année suivante et j’ai décidé de tenté le format classeur. Au bout de quelques semaines, je me suis rendue compte que ce format ne me convenait absolument pas, et j’ai finalement opté pour un carnet A5 (Rhodia, papier pointillé, couverture souple). Plutôt peu encombrant mais il ne permettait pas de coller mais différents documents, et je suis finalement repassée en septembre sur un format A4 à couverture rigide et à petits carreaux (Leuchtturm 1917).

Concernant le matériel d’écriture: vous faites bien comme vous voulez! Vous aimez les stylos de couleur à paillettes? Lâchez vous!! Dans l’absolu, le premier stylo qui vous tombera entre les mains fera l’affaire.

Si vous avez une grande fibre créative, que vous aimez jouer sur les contrastes de tailles d’écriture, il existe pléthore de feutres et autres stylos qui feront votre bonheur: stylos à pointes fine, stylo de fausse calligraphie, feutres aquarellables, surligneurs de couleurs vives ou pastels… Bref il y a de quoi satisfaire toutes les envies et toutes les bourses. Un bon stylo plume rechargeable fera aussi très bien l’affaire.

Mon équipement de base
  • Les modules

J’ai évoqué plus haut les modules traditionnels du bullet journal. Je vais ici présenter ceux que j’ai adapté et qui me semble les plus importants.

  • L’index

L’index est super utile, voir indispensable. Si vous testez la méthode, vous verrez que les pages se remplissent très vite! Il est donc indispensable de tenir cet index à jour pour retrouver facilement les données dans le carnet. Pour marquer les séparations du carnet (passage d’un mois à l’autre, on peut également utiliser des scotchs décoratifs (masking tape, wasi tapes etc…), des languettes séparatrices, qui permettant également de se retrouver facilement dans son organisation. L’index restant la BASE.

Son avantage pour nous, c’est qu’il permet également d’avoir une vue d’ensemble, bien qu’incomplète, du travail fourni sur une année scolaire et de la répartition des tâches dans l’année. Quand vient l’heure de rédiger son bilan de fin d’année, il peut être un point de départ.

Index
  • Le planning du futur (ou future log)

Indispensable également, il permet d’avoir une vue d’ensemble sur l’année scolaire des différents projets, tâches immuables etc… A ce niveau, on se rend rapidement compte de l’utilité de la personnalisation. En effet dans certains agendas, ces pages existent, mais sur une année civile. Nous fonctionnons en année scolaire et on peut donc facilement avoir une meilleure représentativité en créant soi-même son outil de planification à long terme.

On le construit à sa façon, selon ce qui nous convient le mieux. Il convient cependant d’avoir un espace de note minimum, quitte à ce qu’il permette de noter quelques mots-clés et des renvois vers les pages concernées (dans ce cas, il me semble qu’on parle plus précisément d’un calendex)

Future log (sur l’année scolaire)
  • Le planning mensuel (ou monthly log)

Généralement à chaque changement de mois, on créé une page mensuelle avec un calendrier mensuel permettant de visualiser à l’échelle mensuelle et plus détaillée que le future log, les tâches et autres RDV à venir sur cette période.

Il suffit de préciser le mois et de créer son planning, mais on peut se faire plaisir et créer des couvertures (« covers ») mensuelles créatives. Ici, quand l’envie me prend, je dessine (selon la technique du moment: feutres aquarellables et tâches de couleurs, aquarelles, dessins thématiques etc…) sur du papier Canson et je colle cette « œuvre » dans mon carnet. L’épaisseur obtenue me sert ainsi d’intercalaire pour identifier rapidement mes changements de mois dans la tranche de mon carnet). Ce n’est absolument pas obligatoire. Si la page mensuelle et le planning associé sont spécifié dans l’index, le job est fait.

Le planning mensuel est important car il permet, à l’inverse du future log, de détailler un peu plus les tâches du mois à venir, de positionner les éventuels RDV qui seraient pris en cours de route, et de les reporter ensuite de façon hebdomadaire. On peut également y faire figurer les « deadline » pour une tâche, un ultimatum dans le cadre d’un projet, les dates des commandes passées etc…..

  • Le planning hebdomadaire (ou weekly)

Celui-ci ne figure pas officiellement dans les modules de Ryder Caroll, il peut être considéré comme hors-sujet par les puristes du bullet journal, mais c’est l’outil qui me semble le plus approprié dans notre pratique professionnelle. Il nous permet, comme dans un agenda classique, une vue d’ensemble de la semaine. On le construit à sa convenance, en adaptant les heures de chaque journée en fonction des séquences horaires de notre établissements (et pour avoir fait plusieurs bahuts, ça change radicalement d’un endroit à l’autre).

Ici je prévois généralement deux espaces par journée, en notant les séquences horaires en milieu de page: à droite les éventuelles séances et / ou RDV par plage horaire, et à gauche une to-do list quotidienne. Cette to-do list peut-être renseignée en amont, ou au jour le jour en fonction des besoins. Pour moi, le planning hebdomadaire est indispensable dans un bujo pro de prof-doc. Et je déroge clairement à la règle, puisque j’ai régulièrement plusieurs semaines d’avance (en général un mois, mais parfois plus). En bas de page je me réserve deux emplacements: « à faire cette semaine » et « semaine prochaine ».

Planning hebdomadaire (weekly) vide
Planning hebdomadaire : exemple d’une semaine passée
  • Le planning quotidien (ou daily log)

Ce module de base est à mon sens non nécessaire dans le contexte professionnel. Nous avons tout de même besoin de planifier au moins à l’échelle de la semaine. C’est un outil que j’utilise peu également à titre personnel. Mais il peut tout à fait convenir à d’autres personnes et à certains types d’organisation.

Par contre, chaque jour, j’ajoute, modifie et/ ou supprime des tâches tout au long de la journée.

  • Autre
  • Les collections

Les pages de collection, dans un bullet journal, regroupent un ensemble de données sur une thématique en particulier. En gros, il s’agit d’une compilation d’éléments de notre choix, sur un sujet en particulier. On peut par exemple trouver des collections « livres à lire », « séries et / ou films à voir », de voyages (souvenirs d’un voyage, les lieux visités ou à voir etc…. Il y a autant de collections que de personnes qui bujotent! Elles ne sont clairement pas indispensables, un peu accessoires, mais elles peuvent être importantes pour certains. Elles permettent un peu d’avoir un côté « journal de bord » dans son support, et de laisser libre court à sa créativité, à ses envies etc….

Les pages collections ont une utilité certaines dans un bujo de prof doc. Elles peuvent concerner plusieurs choses. Voici celles que j’utilise à titres d’exemples: la liste des profs principaux par classe, la liste des équipes pédagogiques par classe, le calendrier scolaire, le calendrier des semaines 1 et 2 dans le collège, l’annuaire téléphonique interne, les horaires de sonnerie… Mais aussi des pages spécifiques à un projet (celles-ci sont créées au fur et à mesure alors que celles citées juste avant sont en début de carnet car créées et / ou anticipées en début d’année scolaire). Il s’agit souvent de documents collés: inutiles de recopier l’ensemble des données quand on dispose d’un document imprimé. C’est pourquoi je suis repassée à un carnet au format A4 🙂 Dans cette catégorie, j’ajoute les plannings de sorties collège au cinéma, les courriers et documents officiels, mes notes de lectures, mes préparations et / ou brouillons de séances, etc… On pourrait tenir une collection des documents à acquérir (mais attention à ne pas faire doublon avec un autre outil similaire)

  • Outils de suivi (tracker)

Accessoires également, les outils de suivi, ou tracker fleurissent dans beaucoup de bullet journal. Ils nécessitent qu’on les renseigne régulièrement (sinon ils perdent de leur intérêt). Ils permettent de tenir à jour une liste d’habitudes, de tâches régulière, de suivre ses projets sur un ensemble de thèmes. On trouve en général des outils de suivi du sommeil, de l’humeur… Les influenceurs bujoteurs tiendront à jour leurs habitudes de publication sur les réseaux sociaux, les personnes au régime, le suivi de leur perte de poids. On peut les adapter à la santé (suivi de traitement etc…). Bref on peut faire des tracker pour tou… et n’importe quoi 😉

C’est un outil que j’utilise personnellement très peu, car je ne suis absolument pas régulièrement pour les mener jusqu’au bout! De fait dans mon bujo pro il y en a aussi très peu, mais certains peuvent être intéressants à mettre en œuvre si on en ressent le besoin et s’ils sont véritablement nécessaires : suivi du « budget du CDI » et des postes de dépenses, suivi des tâches spécifiques à un projet, suivi des tâches de gestion. On peut également envisager de faire un outil de suivi spécifique aux abonnements du CDI (réception des n°, échéances des réabonnement etc… Mais si nous utilisons un autre outil (par exemple sur le logiciel de gestion documentaire, il est absolument inutile de doubler avec un outil de suivi analogique dans le bujo.

Ici je pense à la mise en place d’un outil de suivi du rangement de mon bureau: c’est très « rustique » mais vu l’accumulation de bazar sur mon bureau, il pourrait être intéressant. J’ai également des plantes au CDI: je pourrais envisager un tracker entretien arrosage, mais comme je ne suis pas la seule à m’en occuper, je pense l’adapter en format mobile et collectif.

  • Report / migrations

Le report ou migration, consiste à faire migrer / reporter les tâches non réalisées d’une période à une autre. Cet aspect permet de faire le point sur ce qui a été fait, ce qu’il reste à faire. On peut s’en acquitter quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement….

  • Divers « Hors-sujet »

L’avantage du bullet journal, c’est son adaptabilité et sa flexibilité. On peut donc laiser libre cours à ses envies / besoins dans la création de contenu. J’ai cette année des séances d’EMI avec les 5ème. Au lieu d’avoir un cahier d’appel traditionnel (qui ajouterait un support supplémentaire), j’ai donc créé mes propres fiches d’appel, par groupe, dans la fin de mon carnet. Ces listes d’élèves font un peu office de tracker, dans le sens où je peux visualiser en un clin d’œil la situation de chaque groupe dans la progression. Avec quel groupe suis-je en avance? Avec lesquels suis)je en retard (inévitable entre les absences formation, perso, les grèves et autres sorties etc…)

  • Pour conclure

Un bullet journal, c’est très personnel. Ce n’est absolument pas un outil universel, qui peut être imposé. Finalement assez proche du journal de bord (ou de classe) d’un professeur des écoles, il peut être adapté à n’importe quel contexte professionnel, qu’il soit Éducation National ou pas. Dans mon collège nous sommes 3 à en tenir un (dont une collègue d’anglais et une de français)

De mon côté, il me permet de regrouper ua même endroit l’ensemble des données d’une année. Je les conserve et j’aime bien, de temps en temps, les rouvrir et voir l’évolution de l’outil. Il me permet clairement d’être plus organisée, de prioriser pour ne pas me disperser.

Je ne m’en passerai plus! Mais j’ai aussi ce besoin d’avoir un support papier, d’écrire et c’est quelque chose de très spécifique à ma personne! Cet outil pourra convenir à certains d’entre vous et pas à d’autres.

Et ne vous fiez pas aux images sélectionnées pour illustrer ce billet. J’ai des pages très moches, sans aucun effort visuel, mais qui reste très fonctionnelles. Un bullet journal ne nécessite qu’un support papier et un stylo. Pas besoin d’être un artiste dans l’âme (bien que l’envie puisse vous prendre trois fois dans l’année).